Je hebt net je eerste klus afgerond. De klant is tevreden, het werk is klaar, en nu moet er nog één ding gebeuren voordat je betaald krijgt: een factuur maken. Je opent een leeg Word-document en denkt: hoe maak ik een factuur, eigenlijk? Herkenbaar — bijna iedere zzp'er heeft dit moment gehad. Hieronder beantwoorden we de vragen die op dit punt het vaakst opkomen, in de volgorde waarin ze meestal ontstaan.
Wat moet er sowieso op mijn factuur staan?
Een aantal gegevens is wettelijk verplicht, ongeacht wat je doet of aan wie je factureert: je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag. Dat klinkt als veel, maar in de praktijk past het allemaal op één overzichtelijke pagina.
Sommige van deze gegevens vind je snel terug: je adres en KvK-nummer staan op je inschrijvingsbewijs van de Kamer van Koophandel, je btw-identificatienummer heb je van de Belastingdienst ontvangen na inschrijving. Twijfel je of je alle onderdelen hebt, print dan je eerste factuur uit en loop hem na met deze lijst ernaast. Bij de tweede of derde factuur ken je de opbouw al uit je hoofd.
Moet ik echt btw berekenen?
In de meeste gevallen wel. Zodra je weet welk btw-tarief bij jouw dienst of product hoort — meestal 21%, soms 9% of 0% — reken je dat uit over het bedrag exclusief btw en zet je beide bedragen apart op de factuur. Val je onder de kleineondernemersregeling, dan bereken je juist géén btw en vermeld je dat expliciet in plaats van een tarief. Twijfel je welke situatie op jou van toepassing is, ga dan niet gokken: kijk het na of vraag het aan een boekhouder.
Een veelgestelde vervolgvraag: wat als ik zowel een dienst als een product op dezelfde factuur zet, en die vallen onder verschillende tarieven? Splits de factuur dan in twee groepen regels, elk met een eigen subtotaal en btw-bedrag, voordat je alles optelt tot het totaal. Zo blijft de berekening voor jou en je klant navolgbaar, ook als er meerdere tarieven door elkaar lopen.
Hoe beschrijf ik wat ik heb gedaan?
Dit is waar veel starters blijven hangen. De regel hoeft geen essay te zijn, maar "diverse werkzaamheden" is te vaag. Schrijf liever iets als "webshop redesign, 8 uur à € 70, uitgevoerd in augustus 2026". Je klant ziet dan meteen wat hij krijgt voor zijn geld, en jij hoeft achteraf niet uit te leggen waar het bedrag vandaan komt.
Werk je met een vast tarief in plaats van uren, gebruik dan de naam van het pakket of project in combinatie met de periode: "onderhoudscontract website, september 2026". Heb je een korting afgesproken, zet die dan als losse, negatieve regel neer in plaats van hem te verwerken in een afgerond totaalbedrag. Zo kan de klant precies zien welke korting is toegepast, wat later discussie voorkomt.
Welk programma of sjabloon gebruik ik het beste?
Voor je allereerste facturen is een simpel Word- of Excel-sjabloon vaak al genoeg: je vult de vaste velden in en rekent zelf de btw uit. Zodra je merkt dat je vaker factureert, kan een gratis online tool tijd besparen doordat klantgegevens en nummering automatisch worden onthouden en de btw automatisch wordt berekend. Je kunt bijvoorbeeld gratis online een factuur opstellen zonder dat je meteen voor een betaald abonnement hoeft te kiezen.
Er is geen "juiste" keuze die voor iedereen geldt. Factureer je een paar keer per jaar, dan is een sjabloon prima en voorkomt het aanmaken van een account extra gedoe. Factureer je wekelijks aan wisselende klanten, dan loont het om de tijd die je bespaart met een tool af te wegen tegen de paar minuten die het kost om eraan te wennen.
Wat als ik een fout ontdek nadat ik de factuur al heb verstuurd?
Pas een verstuurde factuur nooit stilletjes aan. Maak in plaats daarvan een correctiefactuur of een creditfactuur die duidelijk verwijst naar het oorspronkelijke nummer, en leg uit wat er verandert. Zo blijft je administratie kloppend en kan niemand — jijzelf, je klant of de Belastingdienst — later verward raken over welke versie geldig is.
Hoe zorg ik dat mijn klant op tijd betaalt?
Vermeld een concrete betaaltermijn en, nog beter, een exacte uiterste betaaldatum in plaats van alleen "binnen 14 dagen". Zet je IBAN, je naam als rekeninghouder en het factuurnummer als betalingskenmerk duidelijk onderaan. Is de vervaldatum verstreken zonder betaling, stuur dan een korte, vriendelijke herinnering met dezelfde gegevens erin. De meeste late betalingen zijn geen onwil, maar een vergeten actie.
Moet ik mijn facturen bewaren?
Ja — als zelfstandig ondernemer ben je verplicht je administratie, inclusief verzonden en ontvangen facturen, zeven jaar te bewaren. Sla iedere factuur op als pdf, bij voorkeur samen met de bijbehorende offerte of afspraak, in een structuur die je jaren later nog begrijpt. Een map per jaar met bestandsnamen op factuurnummer werkt voor de meeste starters prima.
Ik zie door de bomen het bos niet meer, waar begin ik?
Begin klein. Maak je eerste factuur met een simpel sjabloon, controleer de verplichte gegevens één voor één, en verstuur hem. Je hoeft niet meteen het perfecte systeem te hebben — dat groeit vanzelf mee met het aantal klanten dat je krijgt. Loop je specifiek vast bij de volgorde van werken, bekijk dan ons compacte stappenplan om een factuur te maken, of bekijk deze video waarin stap voor stap wordt getoond hoe een factuur tot stand komt.
Bekijk de video ook rechtstreeks via Hoe maak ik een factuur? | Jong Ondernemen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij een eerste factuur?
De klassiekers: het KvK- of btw-nummer vergeten, een te vage omschrijving, een verkeerd btw-tarief, of helemaal geen betaaltermijn vermelden. Geen van deze fouten is dramatisch als je ze op tijd ontdekt, maar ze kosten wel tijd in correspondentie achteraf. Lees je factuur daarom altijd één keer terug voordat je op verzenden klikt, bij voorkeur alsof je de ontvanger bent.
Wat doe ik als mijn klant om een offerte vraagt voordat ik mag factureren?
Bij grotere opdrachten is het gebruikelijk om eerst een offerte te sturen: een kort document waarin je beschrijft wat je gaat doen, tegen welk tarief en onder welke voorwaarden. Zodra de klant akkoord geeft, voer je het werk uit en stuur je daarna de factuur, waarin je kunt verwijzen naar het offertenummer. Dat voorkomt discussie achteraf over de afgesproken prijs. Voor kleine, eenmalige klussen bij bekende klanten is een offerte vaak niet nodig en kun je direct factureren.
Kan ik factureren zonder dat ik personeel of een kantoor heb?
Ja, dat is precies waarom de meeste van deze vragen relevant zijn voor zzp'ers. De wettelijke eisen aan een factuur gelden ongeacht of je alleen werkt vanuit een woonkamer of een team aanstuurt vanuit een kantoorpand. Vermeld het adres waaronder je bij de KvK staat ingeschreven — ook als dat gewoon je huisadres is — en de rest van de opbouw blijft identiek aan wat hierboven staat beschreven.
Loop je tegen een specifieke vraag aan die hier niet beantwoord is? Bekijk onze uitgebreide veelgestelde vragen over factureren voor meer praktijkvoorbeelden.
Je bent er klaar voor
Er is geen geheime truc voor je eerste factuur — alleen een handvol vaste onderdelen die je stap voor stap invult. Zodra die eerste keer achter de rug is, wordt elke volgende factuur een routine in plaats van een puzzel. Neem de tijd, controleer je gegevens, en verstuur met een gerust hart.
Bewaar deze pagina gerust als naslagwerk voor de volgende keer dat een vraag opduikt die je nog niet eerder tegenkwam. Elke zzp'er start met dezelfde onzekerheid, en elke zzp'er ontwikkelt na een paar facturen een eigen, vertrouwde routine. Jij bent daar nu ook aan begonnen.