Hieronder beantwoorden we vragen die zzp'ers ons vaak stellen over het maken van facturen, btw en niet-betalende klanten. Staat je vraag er niet bij? Bekijk dan het stappenplan of neem contact met ons op.
Moet ik als zzp'er altijd btw op mijn factuur zetten?
In de meeste gevallen wel: als zzp'er breng je btw in rekening over je diensten of producten, tegen het tarief dat voor die levering geldt (meestal 21%, soms 9% of 0%). Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van btw en zet je geen btw op je factuur. Twijfel je of de KOR voor jou geldt of welk tarief van toepassing is, raadpleeg dan de Belastingdienst of een boekhouder.
Wat is de kleineondernemersregeling (KOR) en wat betekent die voor mijn facturen?
De KOR is een regeling waarmee kleine ondernemers onder een bepaalde omzetgrens kunnen kiezen voor vrijstelling van btw. Gebruik je de KOR, dan reken je geen btw aan je klanten en vermeld je op de factuur dat de levering is vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld met de tekst "factuur vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling". Je kunt in dat geval ook geen btw terugvragen over je zakelijke kosten. Controleer de actuele voorwaarden en omzetgrens altijd bij de Belastingdienst.
Wat kan ik doen als een klant mijn factuur niet op tijd betaalt?
Controleer eerst of de betaling niet al onderweg is en of de klant je factuur daadwerkelijk heeft ontvangen. Stuur daarna een feitelijke, vriendelijke herinnering met het factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke datum en je rekeningnummer. Blijft betaling uit, dan kun je een tweede herinnering met een nieuwe uiterste datum sturen, gevolgd door een formele aanmaning waarin je wettelijke rente en eventuele incassokosten aankondigt. Komt de klant dan nog niet in actie, dan is een incassobureau of de gang naar de rechter de volgende stap.
Welke gegevens moet een factuur verplicht bevatten?
Een factuur bevat in elk geval: je bedrijfsnaam en adres, je btw-identificatienummer en KvK-nummer, naam en adres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid, het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw. Ben je vrijgesteld via de KOR, vermeld dan die vrijstelling in plaats van een btw-bedrag.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Voor zzp'ers geldt in Nederland doorgaans een bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie, waaronder verzonden en ontvangen facturen. Voor gegevens over onroerend goed kan een langere termijn gelden. Bewaar facturen digitaal en zorgvuldig gearchiveerd, bijvoorbeeld gesorteerd op jaartal en factuurnummer, en maak een back-up buiten je dagelijkse werkcomputer.
Mag ik facturen maken met een gratis template of Excel, of moet ik software gebruiken?
Er is geen wettelijke verplichting om facturatiesoftware te gebruiken. Een gratis template in Word, Excel of als pdf is toegestaan, zolang de factuur alle verplichte gegevens bevat en je de nummering en archivering zelf zorgvuldig bijhoudt. Naarmate je meer facturen per maand verstuurt of terugkerende klanten en abonnementen krijgt, kan gespecialiseerde software zoals Cleverboek tijd besparen op nummering, herinneringen en overzicht.
Ik heb een fout gemaakt op een verzonden factuur, mag ik die aanpassen?
Een eenmaal verzonden factuur pas je niet stiekem aan; dat zou je administratie onbetrouwbaar maken. Stuur in plaats daarvan een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk) crediteert, gevolgd door een nieuwe, gecorrigeerde factuur met een nieuw factuurnummer. Bewaar beide documenten samen met de oorspronkelijke factuur in je archief, zodat de correctie altijd na te gaan is.
Moet ik factureren aan een klant in het buitenland anders aanpakken?
Bij zakelijke klanten binnen de EU geldt vaak de btw-verlegging, waarbij je 0% btw rekent en vermeldt dat de btw is verlegd naar de afnemer, mits de klant een geldig btw-identificatienummer heeft. Bij particuliere klanten in het buitenland en bij klanten buiten de EU gelden weer andere regels. Omdat deze regels per situatie en land verschillen, is het verstandig om internationale facturen altijd te laten toetsen bij de Belastingdienst of je boekhouder voordat je ze verstuurt.